Продолжение: Оценка потенциала и потребности в автоматизации государственных организаций

Автор: Ширин Атласова | Проектный менеджер IDF
shirin.atlasova@idf.tj

В двух предыдуших статьях мы с вами разбирали заглавные темы. Открыли тему автоматизации государственного сектора и разобрали то как мы можем оценить потенциал автоматизации. 

После выявления потенциальных областей для автоматизации правительства мы должны стратегически приоритизировать инициативы, чтобы обеспечить максимальный эффект и эффективное распределение ресурсов.

Комплексный анализ затрат и выгод (АЗВ) является фундаментальным перед началом автоматизации. Этот подход позволяет оценить, перевешивают ли выгоды проекта его предполагаемые затраты.

• Определение объема и цели – Четкое изложение цели проекта, его задач, сроков, необходимых ресурсов и ограничений. 
  
• Выявление затрат и выгод – Учет прямых затрат (зарплаты, инструменты), косвенных затрат (административное время, обучение), постоянных/переменных затрат, альтернативных издержек и будущих затрат. В отношении выгод следует включать ощутимые результаты (увеличение доходов, ускорение доставки) и неосязаемые выгоды (улучшение морального духа сотрудников, удовлетворенность граждан, социальная отдача от инвестиций).
   
• Количественная оценка затрат и выгод – Перевод затрат и выгод в денежное выражение, где это возможно. Использование фактических данных или методов оценки, таких как теневое ценообразование, для неосязаемых элементов. 
  
• Расчет чистой приведенной стоимости (NPV) и коэффициента АЗВ – Коэффициент АЗВ больше 1 указывает на экономическую жизнеспособность.  

В контексте федерального правительства США АЗВ часто требуется для нормативных актов, имеющих значительные экономические последствия (например, 200 миллионов долларов или более), при этом Циркуляр A-4 Управления по управлению и бюджету (OMB) предоставляет руководство по измерению и отчетности.  

Хотя финансовая экономия (осязаемая) является основным мотивирующим фактором , автоматизация в государственном секторе приносит множество неосязаемых выгод, которые труднее поддаются количественной оценке, но не менее важны.  

Осязаемые выгоды. 

Снижение операционных затрат , ускорение времени обработки , повышение точности , увеличение доходов (например, за счет повышения эффективности сбора налогов). Например, электронные закупки могут сократить транзакционные издержки на 65%, а затраты на закупочные транзакции — до 42%.  

Неосязаемые выгоды.

Повышение удовлетворенности и улучшение опыта граждан , повышение прозрачности и подотчетности , улучшение соблюдения нормативных требований , улучшение морального духа сотрудников и их сосредоточенности на более ценной работе , снижение риска человеческих ошибок и стимулирование инноваций.  

Методы количественной оценки неосязаемых выгод.

Использование опросов для оценки удовлетворенности , отслеживание данных о вовлеченности или применение косвенных показателей. Хотя это сложно, измерение неосязаемых выгод возможно и имеет решающее значение для принятия решений и демонстрации ценности.  

Повторяющееся упоминание в различных источниках о “удовлетворенности граждан”, “прозрачности”, “социальном воздействии” и “общественном доверии” как ключевых выгодах и соображениях для правительства указывает на уникальную необходимость количественной оценки неосязаемых выгод в государственном секторе. В отличие от частного сектора, где рентабельность инвестиций часто является чисто финансовой, “отдача от инвестиций” в государственном секторе в значительной степени определяется немонетарными, социальными и этическими результатами. Акцент на “справедливости, доступности и долгосрочном социальном воздействии” означает, что традиционного финансового АЗВ недостаточно. Правительства должны разрабатывать надежные методологии (например, оценку социального воздействия ) для количественной оценки этих неосязаемых выгод, даже если это делается с помощью косвенных показателей или качественных оценок, чтобы по-настоящему обосновать и приоритизировать проекты автоматизации. Это гарантирует, что автоматизация соответствует основной миссии государственной службы, а не только сокращению затрат.  

Для объективного ранжирования проектов по автоматизации учреждения могут использовать матрицы приоритизации. Эти матрицы оценивают проекты на основе заранее определенных критериев, способствуя объективному принятию решений и согласованию действий команд.  

Общие критерии приоритизации:

• Стратегическое соответствие: Проект соответствует целям и миссии организации.  
• Потенциальная рентабельность инвестиций/финансовое воздействие: Экономия затрат, получение доходов.  
• Влияние на граждан/клиентов: Улучшение обслуживания, удовлетворенность, доступность.  
• Сложность/осуществимость реализации: Доступность ресурсов, техническая осуществимость, возможности интеграции, оценка рисков.  
• Уровень риска: Потенциальные негативные последствия.  
• Потенциал улучшения процессов: Повышение эффективности, влияние на качество, сокращение отходов.  
• Соблюдение нормативных требований/социальная ответственность: Соблюдение законов, этические соображения.  
• Время выхода на рынок/доставки: Скорость реализации.  

Таблица 1: Критерии приоритизации проектов автоматизации для инициатив государственного сектора

Категория критериев	Специфический критерий	Примерный вес (%)	Описание
Стратегическое соответствие	Соответствие миссии/целям	20%	Насколько хорошо проект соответствует общим стратегическим целям и мандату государственного органа.
Финансовое воздействие	Потенциальная рентабельность инвестиций/Экономия затрат	25%	Ожидаемое снижение операционных затрат, повышение доходов или общая финансовая выгода от проекта.
Влияние на граждан/общество	Улучшение опыта граждан, социальное воздействие	30%	Насколько проект улучшит доступность, качество и удобство услуг для граждан, а также его более широкие социальные выгоды.
Операционная осуществимость	Сложность реализации, готовность данных	15%	Доступность необходимых ресурсов (человеческих, технических), техническая осуществимость, простота интеграции с существующими системами и качество данных.
Риск и соответствие	Этические соображения, соответствие нормативным требованиям	10%	Потенциальные риски (например, алгоритмическая предвзятость, утечка данных), а также соответствие законодательству, этическим нормам и стандартам прозрачности.

Соответствие технологии потребностям: Спектр инструментов автоматизации

Выбор технологии автоматизации должен быть адаптирован к выявленным неэффективностям и желаемым результатам.

RPA использует программных роботов для имитации действий человека в цифровых системах, автоматизируя повторяющиеся, основанные на правилах задачи. На данный момент идеальная для вода данных, перемещения файлов, извлечения информации, обновления записей в нескольких системах. 

Распространенные сценарии использования в правительстве при обработке заявлений на получение лицензий, адаптация новых сотрудников, сверка финансовых данных, ответы на общие запросы граждан. Конкретные примеры включают автоматизацию обработки заявлений (извлечение данных, проверка, маршрутизация), управление проверками соответствия и генерацию аудиторских отчетов, улучшение расчетов налогов и обработки возвратов, а также оптимизацию HR/расчета заработной платы (подбор персонала, расчеты, вычеты).  

Цифровые платформы для интегрированных государственных услуг и реестров служат основой для предоставления интегрированных, ориентированных на граждан услуг и управления критически важными государственными данными. 

Идеально подходят для оптимизации процессов, повышения эффективности, улучшения отслеживания и отчетности, ускорения сроков выполнения, сокращения ручного ввода данных, а также улучшения соблюдения нормативных требований и аудиторских следов. Распространенные сценарии использования в правительстве: Цифровые реестры, Электронные закупки, Межправительственная интеграцияХотя источники описывают RPA , цифровые платформы/реестры/электронные закупки как отдельные инструменты, их преимущества часто пересекаются (например, эффективность, обработка данных). Это указывает на то, что эти технологии не являются взаимоисключающими, а часто синергетическими. RPA может автоматизировать ручной ввод данных  в цифровую платформу. Цифровой реестр может использовать RPA для миграции данных. Наиболее эффективные стратегии автоматизации в правительстве, вероятно, будут включать комбинацию этих инструментов, интегрированных для создания бесшовных цифровых рабочих процессов и интеллектуальных систем. Такой интегрированный подход максимизирует воздействие, решая различные уровни сложности и используя сильные стороны каждой технологии.